Eizenhauerio matrica: Kaip prioritetizuoti savo užduotis

·

·

daugiaplatformė (Cross-Platform) plėtra
()

Šiuolaikinis gyvenimas reikalauja nuolatinio mūsų dėmesio ir energijos, o užduočių gausa dažnai gali sukelti chaosą ir stresą. Šioje situacijoje Eizenhauerio matrica (angl. Eisenhower Matrix) – galingas įrankis, padedantis efektyviau organizuoti laiką ir prioritetus.

Taip buvo pavadinta buvusio JAV prezidento Dwighto D. Eisenhowerio vardu, ši matrica skirsto užduotis į keturias kategorijas pagal jų skubumą ir svarbą. Tokiu būdu galima aiškiai nustatyti, kurios užduotys reikalauja skubios dėmesio, o kurios gali palaukti, leidžiant sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų svarbu.

Šiame straipsnyje panagrinėsime, kaip taikyti Eizenhauerio matricą kasdieniame gyvenime, siekiant padidinti produktyvumą ir sumažinti stresą. Papasakosime ne tik, kaip tinkamai klasifikuoti savo užduotis, bet ir kaip priimti geresnius sprendimus vardant produktyvesnio laiko valdymo.

Kas yra Eizenhauerio matrica?

Eizenhauerio matrica (angl. Eisenhower Matrix) – tai būdas organizuoti užduotys pagal jų svarbą ir skubumą, leidžiantis efektyviai prioritetizuoti svarbiausius darbus. Šią idėją pristatė 34-asis Jungtinių Valstijų prezidentas ir penkių žvaigždučių generolas Dwightas D. Eisenhoweris. 1954 m. savo kalboje jis cituodamas universitetą prezidentą pasakė: „Turiu dviejų rūšių problemas: skubias ir svarbias. Skubios nėra svarbios, o svarbios niekada nėra skubios.”

Eizenhauerio matrica padeda suskirstyti užduotis į keturias kategorijas: ką daryti pirmiausia, ką suplanuoti vėlesniam laikui, ką deleguoti kitiems ir ko atsisakyti. Šis užduočių valdymo įrankis yra žinomas ir kaip laiko valdymo matrica (angl. Time management matrix), Eizenhauerio dėžutė (angl. Eisenhower Box) ar skubumo-svarbos matrica (angl. urgent-important matrix).

Eisenhoweris sukūrė šią koncepciją, kad padėtų jam prioritetizuoti daugybę svarbių klausimų, su kuriais susidūrė būdamas JAV kariuomenės generolu, NATO sąjungininkų pajėgų vyriausiuoju vadu ir vėliau prezidentu. Po kelių dešimtmečių Stephen Covey išpopuliarino šią sistemą savo knygoje „7 efektyviai veikiančių žmonių įpročiai“, ir nuo to laiko Eizenhauerio matrica tapo plačiai naudojamu laiko valdymo ir sprendimų priėmimo įrankiu verslo pasaulyje.

Kaip atskirti skubias ir svarbias užduotis

Skubios ir svarbios užduotys gali atrodyti panašios, tačiau pagal Eizenhauerio principą šių dviejų sąvokų skirtumas yra labai svarbus. Skiriant skubias užduotis nuo svarbių, galima lengviau nustatyti, kurios užduotys reikalauja nedelsiant imtis veiksmų, o kurias geriau pavesti kitiems komandos nariams.

Skubios užduotys reikalauja jūsų neatidėliotino dėmesio. Kai kažkas yra skubu, tai turi būti atlikta dabar, o jeigu šios užduotys nebus įvykdytos per nustatytą laiką, gali kilti aiškios pasekmės. Tai užduotys, kurių negalima išvengti, o jų vilkinimas dažniausiai didina stresą ir gali sukelti perdegimą.

Skubių užduočių pavyzdžiai:

  • Projekto užbaigimas su paskutinės minutės terminu
  • Skubus kliento prašymo tvarkymas
  • Susproginėjusio vamzdžio taisymas jūsų bute

Svarbios užduotys gali nereikalauti neatidėliotino dėmesio, tačiau jos padeda siekti ilgalaikių tikslų. Nors šios užduotys yra mažiau skubios, tai nereiškia, kad jos nėra svarbios. Šias užduotis reikia kruopščiai planuoti, kad galėtumėte efektyviai naudoti savo išteklius.

Skubūs dalykai yra tie, kurie reikalauja neatidėliotino veikimo. Tai yra akivaizdžios problemos, kurios staiga atsiranda ir reikalauja jūsų dėmesio DABAR. Dažnai skubūs klausimai yra susiję su aiškiomis pasekmėmis, jei šių užduočių neįvykdysite. Nors skubių užduočių išvengti nepavyks, per didelis dėmesys joms gali sukelti didelį stresą ir net išsekimą.

Svarbių užduočių pavyzdžiai:

  • Ilgalaikio projekto planavimas
  • Profesinis tinklų kūrimas klientų bazei plėsti
  • Reguliarūs namų ruošos ir priežiūros darbai

Kai mokate atskirti skubias ir svarbias užduotis, galite pradėti skirstyti savo užduotis į keturis Eizenhauerio matricos kvadrantus.

Kita vertus, svarbūs klausimai yra tie, kurie prisideda prie ilgalaikių tikslų ir gyvenimo vertybių. Šios užduotys reikalauja planavimo ir apgalvotų veiksmų. Sutelkę dėmesį į svarbius dalykus, valdote savo laiką, energiją ir dėmesį, o ne beprasmiškai švaistote šiuos išteklius. Kas yra svarbu, yra subjektyvu ir priklauso nuo jūsų vertybių bei asmeninių tikslų. Niekas kitas negali nustatyti, kas jums yra svarbu.

Eizenhauerio matricos keturi kvadrantai

Ilgas užduočių sąrašas gali atrodyti bauginantis, tačiau Eizenhauerio matricos tikslas – išskaidyti užduotis pagal kvadrantus, kad galėtumėte efektyviai planuoti savo laiką ir atlikti svarbiausius darbus. Kiekviena užduotis priskiriama vienam iš keturių kvadrantų, pagal jų svarbą ir skubumą.

Kaip naudoti Eizenhauerio matricą?

Kai nubraižote Eizenhauerio matricą su keturiais tuščiais kvadrantais, galite pradėti priskirti savo užduotis vienam iš šių apibrėžimų:

  • Pirmas kvadrantas (viršutinis kairys kampas): skubios ir svarbios užduotys („Atlikti“)
  • Antras kvadrantas (viršutinis dešinys kampas): svarbios, bet neskubios užduotys („Suplanuoti“)
  • Trečias kvadrantas (apatinis kairys kampas): nesvarbios, bet skubios užduotys („Deleguoti“)
  • Ketvirtas kvadrantas (apatinis dešinys kampas): nei svarbios, nei skubios užduotys („Ištrinti“)

Suprasdami, į kuriuos kvadrantus patenka jūsų užduotys, galėsite lengviau organizuoti savo darbus, prioritetizuoti ir efektyviau siekti savo tikslų.

Pirmas kvadrantas: Atlikti

Tai „Atlikti“ kvadrantas, į kurį patenka užduotys, kurios yra tiek skubios, tiek svarbios. Šios užduotys turi būti atliktos nedelsiant, nes jų neįvykdymas gali sukelti aiškias pasekmes ir turėti ilgalaikį poveikį jūsų tikslams. Tai užduotys, kurios jums yra nuolat galvoje ir dažnai kelia didžiausią stresą.

Skubu ir svarbu

Skubios ir svarbios užduotys reikalauja greitos veiklos. Šios užduotys dažniausiai turi aiškius terminus ir pasekmes, jei veikti delsime. Dažniausiai tai būna dalykai, kurie atsiranda netikėtai dėl išorinių veiksnių, arba užduotys, kurias atidėliojote iki paskutinės minutės. Bet kuriuo atveju jos reikalauja krizės režimo atsako.

Pavyzdžiui:

  • Pakeisti kolegą, kuris serga
  • Automobilis sustoja greitkelyje
  • Kriauklė pradeda leisti vandenį ir užtvindo virtuvę
  • Klientai kreipiasi su neatidėliotina problema
  • Priskirtas paskutinės minutės terminas

Pirmojo kvadranto užduotys yra neišvengiamos. Net jei niekada neatidėliotumėte (kas yra beveik neįmanoma), visada atsiras kažkas, kas bus už jūsų kontrolės ribų. Tačiau problema atsiranda tada, kai per daug susitelkiate į šias netikėtas arba su terminais susijusias užduotis, ignoruodami ilgalaikius tikslus, kurie jums svarbūs.

Covey perspėja, kad per daug laiko praleidžiant ties Pirmojo kvadranto užduotimis, gali padidėti stresas, atsirasti perdegimas ir jausmas, kad jūsų dienos yra nevaldoma. Visą dieną gesinant „gaisrus”, greitai išseks energija ir entuziazmas darbui, ir gali būti lengviau pasinerti į beprasmišką pabėgimą, būdingą Ketvirtajam kvadrantui.

Antras kvadrantas: Suplanuoti

Tai „Suplanuoti“ kvadrantas, į kurį patenka užduotys, kurios yra svarbios, bet neskubios. Jos svarbios jūsų ilgalaikiams tikslams, tačiau jų nereikia atlikti iš karto. Šias užduotis galite suplanuoti vėlesniam laikui ir imtis jų po to, kai atliksite pirmo kvadranto užduotis. Čia gali padėti įvairios laiko valdymo technikos, pvz., Pareto principas ar Pomodoro metodas.

Neskubios, bet svarbios užduotys

Neskubios, bet svarbios užduotys yra veiklos, kurios padeda pasiekti ilgalaikius tikslus. Šios užduotys dažnai neturi nustatyto termino (ar net pabaigos datos), todėl lengva jas atidėti dėl skubesnių užduočių. Tačiau būtent šios veiklos turi didžiausią poveikį jūsų ilgalaikiam efektyvumui ir tikslų įgyvendinimui.

Pavyzdžiai:

  • Ilgalaikių ir trumpalaikių projektų planavimas
  • Reguliarūs buities darbai ar priežiūros projektai
  • Profesinis tinklaveika ir asmeninių santykių stiprinimas
  • Naujo įgūdžio mokymasis, domėjimasis naujausiais tyrimais savo srityje, dalyvavimas mokymuose
  • Fiziniai pratimai ir reguliari sveikatos priežiūra

Covey teigia, kad Antrasis kvadrantas yra asmeninio laiko valdymo „auksinis vidurys“. Čia susitelkiate ne į problemas (kaip Pirmajame kvadrante), bet į galimybes ir augimą. Gyvenimas pagal šį kvadrantą reiškia, kad veikiate proaktyviai, prioritetą teikiate veikloms, kurios ugdo jūsų įgūdžius, didina energiją ir prisideda prie prasmingų tikslų įgyvendinimo.

Antrasis kvadrantas yra ta vieta, kurioje vyksta „gilus darbas“, nes esate mažiau trikdomi skubių problemų. Nuolat rūpindamiesi Antrojo kvadranto užduotimis, sumažinate galimų neatidėliotinų problemų skaičių Pirmajame kvadrante. Gyvendami Antrame kvadrante galite suplanuoti projektų užbaigimą ir išvengti galimų problemų. Pavyzdžiui, jei nuolat atidėliojate automobilio techninę priežiūrą, gali tekti už tai brangiai sumokėti, kai automobilis sustos netikėtai.

Trečias kvadrantas: Deleguoti

Tai „Deleguoti“ kvadrantas, į kurį patenka skubios, bet nesvarbios užduotys. Nors jos reikalauja greito atlikimo, jos neturi tiesioginės įtakos jūsų ilgalaikiams tikslams. Kadangi šios užduotys nereikalauja jūsų unikalių įgūdžių, jas galite deleguoti kitiems komandos nariams. Delegavimas yra efektyvus būdas sumažinti savo darbo krūvį ir suteikti komandos nariams galimybę plėsti savo kompetencijas.

Skubios, bet nesvarbios užduotys

Skubios, bet nesvarbios užduotys dažnai gali būti apibūdinamos kaip veiklos, kurios užima jūsų laiką, bet neduoda ilgalaikės naudos. Dažniausiai šios užduotys kyla dėl kitų žmonių nustatytų lūkesčių ir neprisideda prie jūsų asmeninių ilgalaikių tikslų įgyvendinimo.

Pavyzdžiai:

  • Netikėti kolegų trukdymai
  • Nuolatinis telefono ar el. pašto tikrinimas, kai tik gaunate pranešimą
  • Atsakymas į tam tikras žinutes, el. laiškus ar socialinių tinklų žinutes
  • Reagavimas į kuponus ar trumpalaikius pasiūlymus
  • Kai kurie susitikimai

Trečiajame kvadrante vyrauja tai, kas vadinama „skubos efektu“ – polinkis užsiimti užduotimis vien dėl realių ar tariamų terminų. Tai reiškia, kad imatės veiklų, kurios iš tiesų jums nėra reikšmingos. Kadangi Trečiojo kvadranto užduotys dažnai susijusios su kitų žmonių prioritetais, praleidus daug laiko šiame kvadrante gali susidaryti įspūdis, kad atliekate tai, ką turite daryti, o ne tai, ką norite daryti. Dėl per didelio dėmesio Trečiojo kvadranto užduotims galite pajusti, kad nejudate link savo svarbiausių gyvenimo tikslų ir kad neturite kontrolės savo kasdieniame gyvenime.

Covey siūlo, jei įmanoma, kuo daugiau Trečiojo kvadranto užduočių deleguoti. Ar galite paskirti kitą žmogų užrašyti susitikimo pastabas? Ar galite užsisakyti maisto prekių pristatymą į namus, užuot ėję į parduotuvę? Ar galite paskatinti vaikus išplauti indus? Ar galite pasamdyti virtualų asistentą šeimos gydytojo vizitų planavimui? Ar yra kažkas, ką galite automatizuoti savo gyvenime?

Jei negalite deleguoti šių užduočių, stenkitės neleisti joms užvaldyti jūsų dienos:

  • Išjunkite pranešimus telefone ir kompiuteryje, kai dirbate
  • Aiškiai nurodykite kitiems, kiek laiko galite skirti konkrečiai užduočiai
  • Trečiojo kvadranto užduotis atlikite tada, kai esate mažiau energingi, o ne iš karto ryte
  • Derėkitės su vadovu dėl darbo krūvio
  • Praktikuokite sakyti „ne“

Tokiu būdu galite sumažinti šių skubių, bet nesvarbių veiklų įtaką savo kasdienybėje ir skirti daugiau laiko tam, kas iš tiesų svarbu.

Ketvirtas kvadrantas: Ištrinti

Tai „Ištrinti“ kvadrantas, į kurį patenka užduotys, kurios nėra nei skubios, nei svarbios. Šios užduotys dažniausiai yra nereikalingos ir tik trukdo jums siekti savo tikslų. Tai gali būti įvairūs blaškymai, pvz., socialinių tinklų tikrinimas ar nereikalingi žaidimai. Jei pastebite, kad tam tikros užduotys neturi jokios vertės, jos turėtų būti pašalintos iš jūsų darbų sąrašo.

Neskubios ir nesvarbios užduotys

Neskubios ir nesvarbios užduotys yra laiko gaišimo veiklos, kurias reikėtų neabejotinai pašalinti. Šios veiklos nepadeda jums pažanga jūsų tikslų link, tačiau gali užimti dideles laiko dalis.

Pavyzdžiai:

  • Valandų valandos televizoriaus žiūrėjimas
  • Beprasmis socialinių tinklų atnaujinimų tikrinimas ir naršymas
  • Vengimo veiklos, pavyzdžiui, el. pašto rūšiavimas ir organizavimas, o ne atsakymas į jį
  • Per didelis apsipirkimas ar naršymas internete

Ketvirtasis kvadrantas yra pertekliaus ir akimirkos pasitenkinimo kvadrantas, kuris galiausiai palieka jus nepasitenkinimą.

Neklyskite, visi mes turime šiek tiek laisvalaikio. Pats Eisenhoweris buvo žinomas bridge žaidėjas — net žaidė kiekvieną naktį iki D dienos — ir buvo garsiai kritikuojamas dėl daugybės golfo kelionių savo kadencijos metu. Svarbu tai, kad šios veiklos buvo pusiausvyra tarp daugelio streso aspektų, susijusių su politinio lyderio vaidmeniu. Tačiau jei nesate sąmoningas dėl to, kaip leidžiate savo laisvalaikį, tai gali išsekti jūsų energiją, aistrą ir kūrybiškumą.

Naujausias tyrimas, publikuotas Taikomosios psichologijos žurnale, parodė, kad tai, kaip darbuotojai leidžia laisvalaikį po darbo, yra stiprus rodiklis, kiek energijos ir pozityvumo jie išreikš kitą darbo dieną. Darbuotojai, kurie užsiėmė saviugdos veiklomis, tokiomis kaip mankšta ar savanorystė, buvo labiau motyvuoti kitą dieną. Darbuotojai, kurie atsipalaidavo su joga, meditacija arba klausydamiesi muzikos, prie darbo dienos prisistatė ramiau.

Darbuotojai, kurie užsiėmė dėmesio nukreipimo veiklomis, kad išvengtų ar ignoruotų problemas, pavyzdžiui, žiūrėdami pernelyg daug televizijos, tikrai parodė atsinaujinusį pozityvumą kitą darbo dieną. Tačiau nuolat naudodamiesi dėmesio nukreipimu, jų nuotaika ir motyvacija blogėjo savaitės eigoje. Kitaip tariant, nuosaikus dėmesio nukreipimas buvo priimtinas, tačiau įprastas dėmesio nukreipimas lėmė bendrą mažesnį darbo pasitenkinimą.

Kaip subalansuoti savo kvadrantus

Pasak Stepheno Covey, antrasis kvadrantas yra „Kokybės kvadrantas“, kuriame laikas, praleistas dirbant su šiomis užduotimis, didina jūsų bendrą efektyvumą. Čia asmeninis ir profesinis augimas susitinka su planavimu, prevencija ir veiksmais.

Norėdami įvertinti, kur šiuo metu esate matricoje, pradėkite sekti savo laiką ir užduotis. Jei naudojate „Todoist“ užduočių valdymui, galite lengvai gauti visų užduočių, kurias atlikote ir kada jas atlikote, sąrašą. Kai turėsite kelių dienų duomenis, atsisėskite ir organizuokite savo užduotis į kvadrantus, užduodami šiuos klausimus:

  • Ar tai buvo skubu man?
  • Ar tai buvo svarbu man?

Prisiminkite, kad šiuos kriterijus nustatote tik remdamiesi savo pageidaujamais rezultatais, o ne kitų.

Kai jūsų užduotys bus suskirstytos į atitinkamus kvadrantus, išnagrinėkite, kur šiuo metu praleidžiate laiką. Ar esate patenkinti savo kvadrantų pusiausvyra?

Jei daug laiko praleidžiate pirmame kvadrante, investuokite laiką į planavimą, kad numatytumėte ir užkirstumėte kelią problemoms:

Kitas žingsnis: Organizuokite savaitinį arba net mėnesinį planą aplink savo dabartinius tikslus ir terminus. Kiekvienos savaitės pabaigoje atlikite savaitinį peržiūrą. Apmąstykite, kaip gerai veikia jūsų planas, ir pritaikykite jį kitai savaitei. Jei dauguma jūsų pirmo kvadranto užduočių kyla iš išorinių šaltinių, strateguokite, kaip geriau jas planuoti ir numatyti. Galbūt jums reikia sukurti proaktyvesnį darbo srautą su kolega ar klientu, arba pasikalbėti su savo viršininku apie perteklinio darbo pusiausvyros atstatymą. Jei yra konkretus klientas, kuris sukuria daug pirmo kvadranto užduočių, galbūt toks darbas nevertas streso.

Jei praleidžiate laiką trečiame kvadrante, deleguokite, panaikinkite arba apribokite laiką, kurį skiriate šioms užduotims:

Kitas žingsnis: Strateguokite ir užsirašykite konkrečius veiksmus, kaip apriboti šias užduotis. Ar galite jas deleguoti? Ar galite tiesiog pasakyti ne? Ar galite sugrupuoti šio tipo užduotis kartu vieną popietę per savaitę? Ar galite su savo viršininku atvirai pasikalbėti apie tai, kiek laiko praleidžiate „užimtumo darbams“? Planuokite laiką savo savaitėje, kad atliktumėte šiuos veiksmus.

Jei praleidžiate laiką ketvirtame kvadrante, galite būti įstrigę rutinoje, patirdami stresą ar vengdami problemos:

Kitas žingsnis: Naudokite savo laiko sekimo duomenis, kad nustatytumėte didžiausius laiko švaistymo šaltinius, ir strateguokite, kaip jų išvengti ar apriboti. Sukurkite planą, kaip įveikti procrastinaciją, kol dar nesate susigundę atidėti darbus. Prisiminkite, kad kartais yra gerai tiesiog atsipalaiduoti, tačiau veiklos šiame kvadrante, kai naudojamos per daug, turi mažėjantį efektyvumą.

Kai perkeliate savo prioritetus į antrą kvadrantą, toliau naudokite Eisenhowerio matricą, kad žinotumėte, ką turėtumėte daryti kasdien.

4 patarimai, kaip prioritetizuoti užduotis

Geriausias būdas suprasti skirtumą tarp skubumo ir svarbos yra naudoti Eizenhauerio matricą, tačiau gali būti, kad vis tiek bus sunku prioritetizuoti užduotis. Štai keli patarimai, kurie gali padėti suskirstyti užduotis į keturis kvadrantus.

1. Užduočių spalvinis kodavimas

Spalvinis užduočių kodavimas yra taktika, padedanti vizualiai išskirti aukšto prioriteto užduotis. Eikite per savo užduočių sąrašą ir skirkite keturias spalvas pagal prioritetų lygį:

  • Žalia = Aukščiausio prioriteto užduotys
  • Mėlyna = Antrojo lygio prioritetas
  • Geltona = Trečiojo lygio prioritetas
  • Raudona = Nepirmenybinės užduotys

Kai užduotis pažymėsite spalvomis, jos tiesiogiai atitiks jūsų Eizenhauerio matricą. Žalios užduotys bus „Atlikti“ užduotys pirmajame kvadrante, geltonos – „Suplanuoti“ užduotys antrajame kvadrante, mėlynos – „Deleguoti“ užduotys trečiajame kvadrante, o raudonos – „Ištrinti“ užduotys ketvirtajame kvadrante.

2. Ribokite užduotis iki 10 per kvadrantą

Net jei turite daug užduočių, stenkitės kiekviename kvadrante apriboti užduotis iki 10. Tai padės išvengti matricų perkrovimo ir sumažins jausmą, kad viskas tampa nevaldoma.

Galite sukurti kelias matricas, bet apribodami sąrašą tik būtinomis užduotimis, pradėsite prioritetizavimo procesą greičiau ir efektyviau.

3. Skirkite asmeninius ir profesinius užduočių sąrašus

Kitas būdas apriboti užduočių kiekį – sukurti atskiras matricas asmeniniams ir profesiniams darbams.

Darbo ir asmeniniai tikslai dažnai reikalauja skirtingų terminų, išteklių ir metodų, todėl logiška juos atskirti. Taip galėsite efektyviau valdyti ir pasiekti tiek asmeninius, tiek profesinius tikslus.

4. Pirmiausia pašalinkite nereikalingas užduotis, tada prioritetizuokite

Prieš pradedant prioritetizavimo procesą, pirmiausia pašalinkite nereikalingas užduotis. Naudodami šią strategiją, pradėkite nuo ketvirto kvadranto, o tada pereikite prie pirmojo, antrojo ir trečiojo.

Peržvelgdami savo užduočių sąrašą, įvertinkite, kurios užduotys iš tiesų nereikalingos. Iš tiesų, 60% darbo laiko praleidžiama atliekant darbą, kuris nėra tiesioginis darbas, pvz., statusų tikrinimas ar papildomų duomenų paieška. Jei galite greitai pašalinti užduotis, padarykite tai – tai pagreitins prioritetizavimo procesą ir galbūt net leis atlikti antrą užduočių eliminavimo etapą.

Eizenhauerio matrica laiko valdymui

Nors Eizenhauerio matrica pirmiausia skirta užduočių prioritetizavimui, ji taip pat padeda geriau suprasti, kaip asmenys ar komandos turėtų panaudoti savo laiką. Užsiėmimas nereiškia optimalaus darbo rezultato. Dažnai savo laiką skiriame užduotims, kurios turi minimalų poveikį. Eizenhauerio matrica tai pripažįsta ir padeda žmonėms išnaudoti turimą laiką kuo efektyviau.

Pavyzdžiui, pirmojo kvadranto užduotys yra skubios, todėl jos reikalauja jūsų neatidėliotino dėmesio. Pradėjus nuo šių užduočių ir jas išbraukus iš sąrašo, užtikrinate, kad svarbiausi ir skubiausi dalykai bus atlikti laiku. Tik tada, kai viskas pirmame kvadrante bus baigta arba atlikta tiek, kiek šiuo metu įmanoma, galite pradėti žiūrėti į kitas užduotis.

Kvadrantai

Antrajame kvadrante esančios užduotys yra svarbios, bet ne tokios skubios. Todėl šias užduotis reikėtų atlikti tada, kai pirmojo kvadranto užduotys jau įvykdytos. Idealu, jei pasieksite pakankamą pažangą antrajame kvadrante anksti, kad šios užduotys netaptų skubios ir neperkeliautų į pirmąjį kvadrantą.

Trečiajame kvadrante esančias užduotis turėtumėte perduoti kitiems. Čia turėtų atsirasti tik tos užduotys, kurias galite patikėti kitiems, ir kai jos ten pateks, turėtumėte jas perleisti naujam vykdytojui.

Delegavę trečiojo kvadranto užduotis, išlaisvinsite šiek tiek laiko, tačiau būtent ketvirtasis kvadrantas atvers jums dar daugiau laiko. Šio kvadranto užduočių niekada nereikės atlikti! Išbraukite jas ir palengvėsite, nes jūsų užduočių sąrašas taps trumpesnis.

Žinoma, ketvirtajame kvadrante ne tik nereikalingos užduotys, bet ir veiklos, kurios tik švaisto laiką ir prisideda prie jūsų laiko stokos. Nuolatinis socialinių tinklų tikrinimas, žinių peržiūrėjimas, televizijos laidų peržiūra ar interneto naršymas, nors dažnai neįtraukiami į mūsų oficialius darbų sąrašus, užima šokiruojančiai daug mūsų laiko.

Atpažindami šią realybę ir įtraukdami šiuos elementus į ketvirtąjį kvadrantą, sąmoningai nusprendžiate vengti įpročių ir veiklų, kurios suteikia mažai naudos, bet ženkliai mažina jūsų produktyvumą. Nuolat primindami sau, ko NEDARYTI, tikėtina, atlaisvinsite dar kelias valandas, kurias galėsite skirti svarbesnėms užduotims.

Išbandykite Eizenhauerio matricą patys

Išmokę žiūrėti į savo darbų sąrašus ir ilgalaikius tikslus per šią prizmę, galėsite strategiškiau ir efektyviau planuoti savo dienas, savaites ir ilgesnius laikotarpius.

Taigi, jei turite nuolat augantį tikslų ir užduočių sąrašą, bet dar nesuradote prioritizavimo sistemos, kuri padėtų nuspręsti, nuo ko pradėti, Eizenhauerio matricos braižymas yra puiki pradžia.

Norite sužinoti daugiau apie prioritizavimą? Peržiūrėkite šį žiniatinklio seminarą.

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating / 5. Vote count:

No votes so far! Be the first to rate this post.

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!

Tell us how we can improve this post?